Obowiązek prowadzenia ewidencji z wykorzystaniem kas fiskalnych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Na urządzeniu fiskalnym (kasa fiskalna, drukarka fiskalna) rejestrowana jest każda sprzedaż która realizowana na rzecz osób fizycznych. Osoby te nie prowadzą działalności gospodarczej ani nie są rolnikami ryczałtowymi. Oryginał paragonu należy wydać klientowi.
Obowiązkiem podatnika rejestrującego sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej jest wydawanie paragonów fiskalnych w momencie sprzedaży, a także przechowywanie ich kopii (papierowej lub elektronicznej) przez okres pięciu lat, licząc od daty wydrukowania paragonu.
W raporcie dobowym zawarte są informacje, będące podstawą do rozliczenia podatkowego. Wykonywany jest na koniec dnia w którym sprzedaż była zarejestrowana lub nie później niż następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży. Raport dobowy nie jest wykonywany jeśli w danym dniu nie było sprzedaży.
Raport miesięczny lub okresowy zawiera wszystkie raporty dobowe wykonane w danym miesiącu oraz ich podsumowanie. Raport za dany miesiąc należy wykonać do 25 dnia następnego miesiąca np.: raport za miesiąc styczeń wykonany powinien zostać najpóźniej do dnia 25 lutego.
Posiadając kasę lub drukarkę fiskalną obowiązkowo należy wykonywać przeglądy techniczne nie rzadziej niż co 24 miesiące. Przegląd ten należy zgłosić do firmy prowadzącej obsługę serwisową urządzenia. Dane kontaktowe firmy znajdują się w książce serwisowej kasy. Serwisant po wykonaniu przeglądu musi zamieścić wpis w książce serwisowej kasy rejestrującej, która powinna być przechowywana w miejscu zainstalowania urządzenia.
